RÈGLEMENT

ÉVÉNEMENT

L’Ultra Tour du Mont Ventoux est un Ultra Trail d’environ 169 km en semi-autonomie dans le département du Vaucluse, faisant le Tour du mythique Mont Ventoux par les sentiers et routes, avec départ et arrivée à Bedoin. La boucle étant légèrement différente et dans le sens opposé d’une année sur l’autre.

L’événement est co-organisé par Trail The World et l’association Les Traileurs de France, en collaboration avec l’association locale Ventoux Trail Club.

LA PARTICIPATION

Une seule possibilité de participation à cette 2ème édition : faire l’intégralité en solo.

PARCOURS

Le parcours intégral se déroule sur une distance d’environ 169 km et 6300 m de dénivelé positif, dans le sens inverse de la 1ère édition, avec quelques modifications, pour avoir toujours le Ventoux à la fin…

Vous trouverez en ligne les principales informations avec notamment le kilométrage, le dénivelé, le profil et le descriptif sur le site www.utmv.fr

Les détails précis et le tracé définitif seront communiqués directement à tous les inscrits quelques semaines avant l’épreuve dans le roadbook des coureurs.

L’organisation se réserve le droit de modifier les horaires et/ou les parcours jusqu’à l’événement et pendant l’événement.

INSCRIPTIONS

Âge :

L’UTMV est réservé à toutes les personnes de 20 ans et plus

Conditions de participation :

Aucune course qualificative ne sera demandée lors de l’inscription. Toutefois il faudra que chaque personne qui s’engage sur notre événement soit consciente de la difficulté d’une telle épreuve. Vous vous engagez à vous inscrire en toute conscience, en déclarant être en bonne santé et bien entraîné pour ce type d’effort.

Pour réaliser l’intégralité dans les temps, nous vous conseillons d’avoir un Index UTMB supérieure à 380.

Inscriptions en ligne :

Les inscriptions se font exclusivement en ligne sur le site de notre partenaire Njuko, il vous conviendra d’accepter les termes d’utilisation de leur plateforme en ligne.

Les participant.e.s sont inscrits dans l’ordre de réception des paiements.

Certificat médical :

Afin de valider votre inscription, nous vous demandons obligatoirement de nous fournir un certificat médical de “non contre-indication de la pratique du trail y compris en compétition” de moins d’un an à la date de fin de l’épreuve + une journée (fait après le 9 septembre 2023). Le certificat devant être signé par le médecin avec le tampon obligatoire. Il sera à insérer sur la plateforme de notre partenaire Dokeop, via un lien qu’ils vous enverront par email.

Tout certificat manquant à moins d’1 mois de l’épreuve engendrera une annulation de l’inscription et aucun remboursement ne pourra être exigé.

Nombre de dossards :

Notre événement proposera un nombre de dossards limités, à savoir :

150 dossards pour l’intégral en solo

Liste d’attente :

Une fois les quotas remplis, une liste d’attente sera constituée et à chaque désistement, nous repêcherons les coureurs/coureuses, dans l’ordre d’inscription. Attention, si vous êtes repêchés, vous recevrez un email et vous aurez 48h pour valider votre inscription. Au delà, le système sélectionnera la personne derrière vous sur la liste d’attente et votre place sera perdue.

Tarif d’inscription :

L’intégral en solo : 180 euros
- Participation à une épreuve unique
- Dossard
- Les ravitaillements : environ 4 gros ravitaillements solides + 6 petits ravitaillements + ravitaillement arrivée.
- Lot pour vous souhaitez la bienvenue
- Lot finisher pour ne jamais oublier votre expérience
- Photos de l’événement et au moins une photo de chaque coureur (mais on espère bien plus)
- Roadbook coureurs et accompagnants complet où vous aurez tous les détails sur le déroulement
- Chronométrage et pointage à chaque ravitaillement
- Médecin et secours pour sécuriser l’événement
- Cotisation à l’association partenaire Les Traileurs de France à hauteur de 5 euros

A ce tarif s’ajoutent les frais de gestion de paiement sur la plateforme d’inscription en fonction de la participation entre 1 et 5 euros pour les solos.

Les accompagnant.e.s de participant.e.s sont autorisés sur l’ensemble de l’événement. Mais ils devront respecter certaines règles :

Il est interdit d’accompagner un.e participant.e sur le parcours, en dehors du/des pacers officiels
Il est autorisé de voir passer un coureur ou une coureuse sur des endroits faciles d’accès en voiture
Il est possible d’assister un.e participant.e sur les zones de ravitaillement et de points d’eau
En cas de non-respect du règlement par les accompagnateurs, la pénalité ira directement au coureur ou à la coureuse concernée

RETRAIT DES DOSSARDS

Les horaires et modalités de retrait de dossards seront indiqués dans le programme de l’événement quelques mois avant l’épreuve sur le site.

Lors de la remise des dossards, une pièce d’identité devra obligatoirement être présentée par chaque inscrit

BARRIÈRES HORAIRES, TEMPS ET CHRONOMÉTRAGE

Chronométrage :

Un chronométrage électronique peut être mis en place. Toutes réclamations peuvent être faites jusqu’à 3 jours après la date de l’évènement, passé ce délai, aucune modification ne sera effectuée.

Barrières horaires :

La barrière horaire générale sur l’intégralité de l’épreuve sera de 43 heures. Sur un parcours d’environ 169 km, cela correspond à une moyenne de 3,9 km/h. Mais il y aura des barrières horaires intermédiaires, basée sur cette moyenne sur les gros ravitaillements.

Les participant.e.s qui dépasseront une barrière horaire se verront retirer leur dossard et ne feront plus partie de la course.

CLASSEMENTS ET RECOMPENSES

Classements :

Nous proposerons un classement scratch et des classements par catégorie d’âge : 20-29 ans, 30-39 ans, 40-49 ans, 50-59 ans, 60-69 ans et 70-79 ans

Récompenses :

Pour les récompenses du classement général, nous récompensons :

les 3 premiers hommes et 3 premières femmes
le 1er homme et la 1ère femme de chaque catégorie d’âge suivante : 20-29 ans, 30-39 ans, 40-49 ans, 50-59 ans, 60-69 ans et 70-79 ans

Les récompenses sont non cumulables entre elles, un.e participant.e ne pourra avoir qu’une seule récompense au maximum.

ABANDON

Sauf pour une blessure grave demandant une intervention médicale d’urgence sur place et/ou suivi, chaque abandon doit être signalé au point de ravitaillementle plus proche. Dès qu’un abandon est signalé à l’équipe d’organisation, le ou les coureurs / coureuses ne sont plus autorisés à continuer la course ou à la reprendre plus tard, l’organisation déclinera toute responsabilité dans ce cas.

Quand une personne a signalé son abandon dans un point de ravitaillement, l’organisation se chargera de son acheminement sur la zone d’arrivée. Il faut être conscient que le délai d’attente pouvant être de plusieurs heures.

MATÉRIEL OBLIGATOIRE

Dans l’objectif de responsabiliser les participant.e.s pendant les courses, notre liste oblige uniquement le stricte minimum, à savoir :

La couverture de survie pour tout le monde
Une (vraie) veste de pluie imperméable pour tout le monde (minimum 10 000 Schmerber et RET conseillé inférieur à 14)
Une petite lampe frontale clignotante rouge à mettre dans le dos la nuit uniquement (en plus de la lampe frontale devant)
Un téléphone portable chargé

Autre chose importante, dans notre démarche d’événement éco-responsable, nous ne donnerons pas de gobelets ni de couverts tout au long de l’événement. Il vous revient donc de le prévoir pour les ravitaillements et les repas d’avant/après course.

Cependant, nous conseillons une liste non exhaustive à avoir sur soi ou dans vos sacs afin de palier à toutes les météos possibles :

Réserve d’eau minimum 1 litre
2 ou 3 lampes (frontale et de camping) en bon état de marche avec piles ou batterie de rechange pour chaque lampe
Sifflet
Une ou plusieurs bandes élastiques adhésives permettant de faire un bandage ou un strapping
Réserve alimentaire
Pantalon ou collant de course à jambes longues OU combinaison d’un collant et de chaussettes couvrant entièrement la jambe
Casquette ou bandana ou Buff®
Seconde couche chaude additionnelle : un vêtement seconde couche chaud à manches longues
Bonnet
Gants chauds et imperméables
Surpantalon imperméable
Pièce d’identité
Argent cash minimum 50 euros en cas d’imprévu.
Lunettes de soleil et crème solaire

RAVITAILLEMENTS, REPAS ET SEMI-AUTONOMIE

Pour rappel, sur l’ensemble de l’événement, l’organisation ne proposera pas de gobelet ni de couverts. Il convient à chaque participant.e.s d’apporter le sien en conséquence.

Ravitaillements :

Il y aura environ 4 ravitaillements gros solides ainsi qu’environ 6 ravitaillements d’appoint

Les détails des ravitaillements (emplacements, compositions) seront communiqués dans le roadbook de course avant l’événement.

SEMI-AUTONOMIE

La semi-autonomie signifie que chaque coureurs/coureuses doit être autonome en alimentation et matériel entre les points de ravitaillements mis en place par l’organisation.

Cela implique donc :

de partir au départ ou après un ravitaillement avec la quantité d’eau et nourriture pour tenir la distance jusqu’au prochain point de l’organisation
d’être informé que pour les plus lents, vous pouvez être plusieurs heures sans ravitaillement (à chacun de calculer en fonction du profil de course et des éléments qui seront indiqués dans le roadbook)
de ne pas être ravitaillé par quelqu’un de l’extérieur en dehors des zones de ravitaillement.

GPS et Balisage : il n’y aura pas de balisage sur le parcours. Cela pour plusieurs raisons : éviter les soucis de débalisage, très fréquent dans la région, éviter les conflits avec les collectivités, propriétaires, chasseurs ou autres. De plus, dans un soucis d’impact sur l’environnement, il est important de ne pas mettre 8000 rubalises sur le parcours, qui peuvent s’envoler dans la Nature, certaines qui peuvent rester après 2 ou 3 passages de débalisage…

Pour facilité l’accès à un maximum de personnes, nous mettrons des mesures en place :

Des zones pour recharger les montres ou GPS sur les grands ravitaillements
Un tutto explicatif pour ceux qui ne savent pas naviguer à la montre ou qui ne savent pas insérer de parcours dans leur montre
Un roadbook beaucoup plus détaillé à utiliser pour se repérer à tout moment
Des indications dans les villes et ruelles étroites pour une facilité de navigation.

PACERS

Les Pacers sont autorisés sur l’événement, pour chaque coureur, à partir de la mi-course environ (cela sera précisé lorsque le parcours sera définitif). Chaque coureur peut avoir plusieurs pacers qui se relaient mais un seul pacer à la fois peut courir avec le participant. Le pacer est là pour accompagner le coureur mais ne peut pas lui porter son sac ni le ravitailler.

Il faudra obligatoirement déclarer les noms et prénoms et chaque pacer lorsque l’organisation le demandera avant l’événement sinon cela considéré comme une assistance extérieur interdite.

SAC DE DÉLESTAGE

Vous aurez la possibilité de nous laisser un sac de délestage au départ de la course que vous pourrez retrouver vers la mi-course. Il sera ensuite ramené à l’arrivée. Vous devez prévoir votre propre sac, il doit être bien fermé et avoir au moins une hanse afin de pouvoir y attacher un badge avec votre NOM.

PÉNALITÉS

Voici le tableau de pénalités en cas de non-respect du règlement afin d’être clair et précis envers tous les inscrits.

Ainsi, en fonction de “l’infraction” commise, voici la pénalité qui va avec :

Infraction	Pénalité
Manque de respect à un bénévole de la part du participant.e ou d’un.e de ses accompagnant.e.s	Disqualification directe
Absence du matériel obligatoire	Pénalité + 2h
Non suivi du tracé (coupe ou triche)	Pénalité + 5h ou disqualification directe
Assistance sur le parcours	Pénalité de + 2h à + 5h
Non assistance à une personne en danger	Disqualification directe
Jet de détritus volontaire du participant.e.s et/ou de ses accompagnateurs/trices	Pénalité + 5h
Triche	Disqualification directe et à vie
Absence de dossard	Pénalité + 1h
Non passage sur un pointage volontaire	Pénalité entre + 2h et disqualification
Non respect des zones matérialisées sur route	Pénalité entre + 2h et la disqualification
Toutes autres situations sortant du commun	A la discrétion de la direction de course

En cas de disqualification directe, la personne responsable sera immédiatement exclue et ne fera plus partie de l’événement. L’organisation n’assurera donc plus aucune prestation liée à l’événement.

DOPAGE

L’organisation se réserve le droit de procéder à des contrôles antidopages conformément aux règles de l’AFLD – Agence française de lutte contre le dopage.

RESPECT DE L’ENVIRONNEMENT

Les participants sont tenus d’avoir une attitude respectueuse de l’environnement avant, pendant et après la course. L’organisation se réserve le droit de disqualifier des participant.e.s en cas d’abus.

L’engagement de l’organisation :

Avec la volonté d’être un événement éco-responsable et engagé, l’UTMV souhaite obtenir le Label Zéro Impact Event et ainsi respecter un maximum des critères demandés. Les différents critères ainsi que la présentation de ce label est disponible sur leur site : www.zeroimpact-event.com.

SÉCURITÉ, SECOURS ET PRIORITÉ ROUTIÈRE

La sécurité et les secours :

Chaque participant.e qui s’inscrit à notre événement doit être conscient que selon l’endroit où les secours doivent intervenir, le délai peut-être plus ou moins long s’il est facilement accessible ou non. Il faut également être conscient que l’organisation comme les secours seront habilités à contacter directement les secours 112 pour compléter le dispositif en place si la situation le nécessite. Dans ce cas, il incombera au participant.e ou son assurance accident individuelle, de supporter les frais.

Toute personne du dispositif de secours est habilitée à mettre hors course toute personne jugée inapte à continuer l’épreuve. Dans ce cas, la personne sera considérée comme abandon.

Priorité sur les portions de routes :

Sur l’ensemble de la course, il y aura des traversées de route et/ou des portions de route. Les participant.e.s n’auront pas le droit de priorité et devront donc respecter le code de la route à la lettre et laisser la priorité aux véhicules sur les routes comme un piéton lambda. Lors du passage sur les portions de route, des zones de courses peuvent être matérialisées par des plots ou marquages, il sera obligatoire aux participant.e.s de les respecter sous peine de disqualification.

ENGAGEMENT ET ASSURANCES

Engagement :

Toute inscription étant ferme et définitive, aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit. Sans souscription à l’assurance annulation, et en cas d’annulation de la part d’une personne inscrite intervenant à plus de 1 mois de l’événement sur justificatif médical valide, l’organisation s’engage à rembourser 50% du montant total. A moins de 1 mois de l’événement, aucun remboursement ne pourra être effectué sans souscription à l’assurance annulation.

Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’évènement. L’organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation.

Assurance annulation :

Pour les participants qui le souhaitent, une assurance annulation sera proposée sur la plateforme d’inscription en option. Elle doit être souscrite lors de l’inscription.

Elle vous couvre dans l’hypothèse où une des raisons valables du contrat se déclare avant l’événement.

En l’acceptant, le/la participant.e accepte les conditions générales et spécifiques de ventes de la part de l’assureur.

Assurance individuelle :

En s’inscrivant, chaque coureur doit obligatoirement être en possession d’une assurance individuelle accident couvrant les frais de recherche et d’évacuation en France. PS : les évacuations héliportées sont payantes. Le choix de l’évacuation dépend exclusivement de l’organisation. Le choix du moyen d’évacuation et du lieu d’hospitalisation relève de la seule décision de l’organisation.

Comme indiqué dans le paragraphe “sécurité, secours et priorité routière”, les frais résultant de l’emploi de moyens de secours ou d’évacuation exceptionnels seront supportés par la personne secourue qui devra également assurer elle-même son retour de l’endroit où elle aura été évacuée. Il est du seul ressort du coureur de constituer et présenter un dossier à son assurance personnelle dans le délai imparti.

Assurance RC de l’organisateur :

L’organisateur souscrit une assurance spécifique Responsabilité Civile Organisateur qui couvre tous les dommages qui pourraient résulter du fait de l’événement.

Assurance matériel :

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de dommages subis sur les biens personnels des participants, y compris les véhicules, ce même s’il en a la garde (comme le vol, bris, accident, …). Les participants ne pourront donc pas se retourner contre l’organisateur pour tout dommage causé à leur équipement. Il convient à chaque participant.e.s de souscrire à une assurance garantissant ces risques.

ANNULATION ET MODIFICATIONS DE L’ÉVÉNEMENT PAR LES ORGANISATEURS OU UN ÉLÉMENT EXTÉRIEUR

L’organisation se réserve le droit d’effectuer tous les changements possibles avant ou pendant l’événement.

En cas d’annulation de l’épreuve pour quelque raison que ce soit (hors Covid-19 et hors manque d’inscrits – voir ci dessous), indépendante de la volonté des organisateurs, intervenant à plus de 15 jours du début, l’organisation s’engage à rembourser un certain pourcentage du tarif d’inscription aux personnes inscrites. Pourcentage à définir selon les frais déjà engagés pour permettre à l’organisation de faire face à ces frais. L’organisation proposera également un report de l’inscription pour l’une des deux éditions suivantes. Dans le cas d’un remboursement partiel, le montant déterminé sera basé sur le tarif de l’inscription de base, hors option, frais ou assurance.

Si l’annulation pour les mêmes raisons survient à moins de 15 jours du début de l’épreuve, l’organisation ne garantie aucun remboursement. Un report de l’inscription pour l’une des deux éditions suivantes pourra être proposé.

Dans le cadre du Covid-19, l’organisation met tout en oeuvre pour travailler avec la possibilité d’un virus toujours circulant en septembre 2023 et donc pouvant s’adapter aux conditions sanitaires connues à ce jour. Cependant, comme l’autorisation d’organisation revient aux autorités compétentes, nous n’aurons pas le pouvoir de décision le jour J. En cas d’annulation pour Covid-19 de la part des autorités compétentes, nous ne proposerons pas de remboursement mais nous proposerons un report de dossard sur l’une des deux éditions suivantes.

Manque d’inscriptions : dans l’hypothèse où un nombre minimum d’inscrits n’est pas atteint, mettant ainsi en difficulté l’équilibre financier de l’événement et/ou de Trail The World, nous nous réservons le droit d’annuler l’événement entre 1 et 2 mois avant la date prévue. Dans ce cas, les inscrits seront remboursés à hauteur de 100% (hors frais de paiement sur la plateforme).

DROIT À L’IMAGE

En validant l’inscription par le paiement, chaque personne autorise Trail The World, ou ses prestataires pendant l’événement, à utiliser tout ou partiellement, son image et/ou sa voix, en vue de toute exploitation légale.

PROTECTION DES DONNÉES

Selon la loi informatique et liberté du 6 août 1978 (loi française), et conformément au nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD UE 2016/679), tout concurrent dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant.

Les informations sont recueillies dans le cadre d’une inscription à l’UTMV, pour les besoins de l’organisation, et notamment celui d’identifier individuellement chaque concurrent afin de lui communiquer avant, pendant ou après l’évènement toute information liée à sa participation.

L’intégralité des données du coureur est conservée pendant une durée de 10 ans, renouvelable à chaque inscription, correspondant à la durée légale de conservation du certificat médical de non contre-indication à la pratique de la course à pied en compétition, ou de la licence sportive. Au-delà de ces 10 ans, et sauf autorisation explicite du coureur, toutes les données sont supprimées exceptées nom, prénom, date de naissance, genre et nationalité pour maintenir les classements.

Tout demande de modification de données peut être effectuée par email au ventoux@utmv.fr

Toute demande d’accès ou de modification des données personnelles sera traitée dans les 1 mois à compter de la réception de la demande.

Concernant la CNIL, selon la loi informatique et liberté du 6 août 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification sur toutes les informations vous concernant. Ces informations sont utilisées uniquement à l’intérieur de l’organisation et concernent des données techniques telles que votre e-mail. L’organisation n’utilise en aucun cas vos données à d’autres fins. Conformément à la loi, chaque coureur dispose d’un droit d’accès et de rectification le concernant. Pour ce faire, veuillez nous envoyer un mail mentionnant votre nom et prénom.

Cependant et dans un premier temps, en validant l’inscription par le paiement, les participant.e.s autorisent l’organisateur à leur envoyer des newsletters et communications diverses en rapport avec d’autres évènements sportifs organisés par l’organisateur.

ACCEPTATION DU RÈGLEMENT

L’inscription validée par le paiement inclut la lecture et l’acceptation express et sans réserve du présent règlement.